Bilpolicy för förmånsbilar, tjänstebilar, servicebilar (företagsbilar)

När ett företag låter anställda använda företagsbilar – oavsett om det gäller förmånsbilar, tjänstebilar eller servicebilar – är det avgörande att ha en skriftlig bilpolicy. En tydlig policy gör det klart vem som får använda fordonet, vilka regler som gäller och vilket ansvar som ligger på både arbetsgivare och förare. Utan en sådan överenskommelse kan små missförstånd snabbt leda till kostsamma konflikter.

Det mest praktiska och beprövade sättet att skapa en bilpolicy är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är ett juridiskt bindande dokument som kopplar en specifik bil till en namngiven förare och fungerar som företagets bilpolicy för just den bilen.

Därför är en bilpolicy så viktig

När en anställd får tillgång till en företagsbil uppstår alltid frågor som måste vara klara redan från början:

• Vem betalar självrisk vid en olycka eller parkeringsskada?
• Vem ansvarar för böter och avgifter, exempelvis parkeringsböter eller trängselskatt?
• Vem ser till att service, besiktning och däckbyten sker i tid?
• Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?

Om dessa punkter inte är nedskrivna kan de leda till osäkerhet och tvister. Ett TRF-kort gör att ansvaret är tydligt för alla inblandade redan från start.

TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå

Ett TRF-kort dokumenterar de viktigaste uppgifterna som bekräftar upplåtelsen:

• bilens registreringsnummer
• arbetsgivarens namn och organisationsnummer
• den anställdes namn som får disponera bilen
• underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen

Med dessa uppgifter är det tydligt vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.

Fördelar för både arbetsgivare och förare

• Klara ansvarsgränser – minskar risken för konflikter kring skador, avgifter och underhåll.
• Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och reda även i större fordonsflottor.
• Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande dokument som gör ansvarsfördelningen tydlig.

Sammanfattning

Oavsett om det handlar om förmånsbilar, tjänstebilar eller servicebilar behöver alla företag en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är den mest praktiska och juridiskt bindande lösningen som knyter policyn till en specifik bil och en namngiven förare. Det skapar trygghet, klara ansvarsgränser och en professionell hantering av företagets bilar.

Skapa TRF-kort här